De ce nu e de ajuns un singur cont
Multe programe de facturare presupun o singură firmă. Când ai mai multe CUI-uri, ajungi să ții mai multe conturi, mai multe loginuri în SPV și mai multe obiceiuri de export. Greșeala clasică este să trimiți factura unei firme din contul alteia.
În RIVIL, fiecare firmă are conexiunea ei cu ANAF. Schimbi firma în ecranul de integrare și vezi starea, facturile trimise și setările ei. Celelalte firme rămân conectate în același timp.
Cum se face autorizarea
Conectarea pornește din ERP, pe firma aleasă. Ești trimis în pagina ANAF, te autentifici cu certificatul digital și aprobi accesul aplicației. La întoarcere, firma apare conectată, cu CUI-ul ei.
Certificatul nu ajunge la noi. Aplicația păstrează doar tokenurile de acces, criptate. Poți oricând să deconectezi firma din ERP sau să retragi accesul din SPV. Dacă autorizarea expiră, starea se vede clar și o reînnoiești doar pe firma respectivă.
| Număr | Client | Total (lei) | e-Factura |
|---|---|---|---|
| FCT-0142 | Alfa Construct SRL | 4.200,00 | Validat ANAF |
| FCT-0141 | Beta Services SRL | 1.850,00 | Trimis |
| FCT-0140 | Gama Trade SRL | 12.400,00 | Validat ANAF |
| FCT-0139 | Delta Med SRL | 760,00 | Eroare UBL |
Factura emisă și starea ei
Factura se face în RIVIL, pe firma potrivită. Nu o mai copiezi într-un alt program ca să o urci în SPV. Trimiterea poate fi automată sau o poți opri, dacă vrei să verifici întâi un lot de facturi.
Pe fiecare factură vezi starea: netrimisă, trimisă și în verificare, validată de ANAF, respinsă sau în reîncercare. Dacă ANAF respinge factura, motivul apare chiar acolo, iar tu corectezi în ERP și trimiți din nou.
Facturile primite și exportul pentru contabil
Furnizorii îți trimit facturile pe CUI-ul tău, iar ERP-ul le aduce de pe toate firmele conectate, într-o singură listă. Le filtrezi pe lună, iar din fiecare poți face o achiziție sau o cheltuială, fără să rescrii liniile.
Contabilul nu are nevoie neapărat de cont în ERP. Faci un export, un CSV cu lista sau o arhivă cu XML-urile, și i-l trimiți cum lucrați deja. Termenele și declarațiile rămân la contabil: RIVIL trimite și aduce facturile, dar nu depune nimic în locul lui.
Mediu de test, apoi producție
Poți conecta o firmă la mediul de test ANAF și poți trimite facturi fără efect fiscal. Acolo verifici dacă seria, datele clientului și CUI-ul sunt corecte. Când totul arată bine, treci firma pe producție din același ecran.
Testul și producția se aleg pe firmă, nu pe tot contul. Poți avea o firmă încă în test și alta deja în producție, iar trimiterea automată se pornește separat pe fiecare.
Și prin API, dacă ai un flux propriu
Același serviciu se poate folosi și din alte aplicații, prin API, cu cheie. Pentru majoritatea firmelor ecranul din ERP este de ajuns. API-ul e pentru cine vrea să lege facturarea de un alt sistem, fără să copieze XML-uri de mână.