Fișa pacientului sau a clientului și GDPR: ce ții, cine are acces

Orice cabinet, clinică, salon sau consultant ține o fișă despre clienții lui. Uneori e un caiet, alteori un fișier Excel, alteori un program. Indiferent unde stă, aceleași întrebări se aplică: ce scrii acolo, cât timp o păstrezi și cine o poate citi.

Un avertisment cinstit: nu suntem avocați, iar regulile exacte depind de domeniul tău. Ce urmează sunt întrebările practice pe care merită să le lămurești, ideal cu un specialist, înainte să construiești sau să schimbi un sistem.

1. Ce date chiar ai nevoie să ții

Principiul e simplu: strânge ce îți trebuie ca să lucrezi, nu tot ce se poate. Dacă nu folosești niciodată o informație, nu are rost s-o ceri. Cu cât ai mai puține date, cu atât ai mai puține de protejat.

Datele despre sănătate sau alte informații sensibile cer atenție în plus, deci stabilește din start care câmpuri sunt într-adevăr necesare.

2. Câmpuri ale tale, nu ale furnizorului

Fiecare domeniu are alte nevoi: alergii într-o clinică, tipul de păr la un salon, modelul utilajului la un service. Un sistem rigid te obligă fie să ceri date pe care nu le folosești, fie să le scrii în „observații”, unde nu le mai poate găsi nimeni.

Un sistem potrivit îți lasă să alegi tu câmpurile. Așa ții doar ce contează și știi exact ce ai.

3. Cine are acces

Aici se pierd cele mai multe lucruri. Dacă toți angajații văd toate fișele, orice greșeală sau curiozitate devine o problemă. Mai bine:

• fiecare rol vede doar ce are nevoie (recepția nu are nevoie de notițele medicale);
• accesul se dă pe roluri, nu pe persoane, ca să se schimbe ușor când cineva pleacă;
• fiecare acces la o fișă se înregistrează, ca să poți răspunde la „cine a deschis asta?“.

4. Istoric și atașamente

Fișa nu e doar un text: are poze, PDF-uri, consimțăminte. Ele trebuie să stea la același loc cu fișa, nu într-un grup de mesaje sau într-un folder de pe telefon. Și orice modificare trebuie să lase o urmă: cine, ce și când a schimbat.

5. Consimțămintele

Pentru multe tipuri de date ai nevoie de acordul clientului. Cel mai simplu e să ai documentele ca șabloane, cu datele clientului deja completate, și să păstrezi versiunea semnată lângă fișă.

6. Cât păstrezi și cum ștergi

Unele date trebuie păstrate o perioadă stabilită de lege, altele nu. Află care sunt ale tale și notează-le. Apoi asigură-te că, atunci când vine timpul, poți găsi și șterge sau anonimiza informația, nu doar spera că a dispărut.

Verifică-ți sistemul actual

Ia o foaie și răspunde:

• Pot spune exact ce date am despre un client și unde sunt?
• Cine poate vedea fișa lui?
• Știu cine a deschis-o ultima dată?
• Ce se întâmplă dacă pleacă un angajat cu un telefon pe care sunt poze ale clienților?

Dacă nu poți răspunde la două dintre ele, ai găsit de unde să începi.

Pentru modul în care RIVIL ține datele, vezi pagina de securitate. Iar dacă te interesează fișa pe domeniul tău, uită-te la paginile pentru clinici, psihologie și terapie sau veterinar.