Bonuri și chitanțe: cum ajung la contabil fără grupuri de mesaje

Sfârșit de lună. Contabilul cere bonurile. Un angajat le-a trimis pe WhatsApp, altul le-a lăsat într-un sertar, a treia are poza în galeria telefonului, iar unul s-a șters de pe hârtie pentru că era termic. Începe vânătoarea.

Cheltuielile mici sunt o problemă mare tocmai pentru că sunt mici: nimeni nu se gândește la ele pe loc, iar la sfârșit de lună sunt zeci. Hai să le dăm un circuit.

Principiul: fotografiezi acum, completezi mai târziu

Cel mai greu lucru e disciplina de a nota cheltuiala pe loc. Se face mai ușor dacă pasul e foarte mic: o poză a bonului și suma. Restul (furnizor, categorie, proiect) poate fi completat când ai timp.

Asta înseamnă că o cheltuială poate avea două stări:

• de completat: ai poza și suma, dar nu ai trecut încă detaliile;
• definitivată: toate câmpurile sunt la loc.

Contabilul vede imediat ce e încă de completat și ce e gata.

Ce trebuie să țină un circuit bun

Poza lângă cheltuială. Nu în galerie, nu într-un grup de mesaje. Bonul trebuie să stea chiar la cheltuiala la care aparține, cu previzualizare, ca să-l poți deschide în două secunde.

Mai multe fișiere la aceeași cheltuială. Uneori ai bon, factură și o confirmare de plată. Toate trebuie să stea împreună.

Din telefon. Bonul îl ai în mână, nu la birou. Dacă singura cale de a-l înregistra e un calculator, va ajunge într-un buzunar și de acolo nu mai iese.

Drepturi clare. Nu toți trebuie să vadă toate cheltuielile firmei. Angajatul își vede ale lui, contabilul le vede pe toate.

Un flux simplu, în patru pași

1. Cumperi ceva. Faci poza bonului din telefon.
2. Scrii suma. Cheltuiala apare în sistem, marcată „de completat”.
3. Când ai un minut, adaugi furnizorul, data și categoria.
4. La final de lună, contabilul vede totul într-un singur loc și îl exportă.

Fără grupuri de mesaje, fără „mai ai poza aia?“, fără bonuri pierdute.

Și cu e-Factura?

Dacă primești facturi de la furnizori, ele au alt circuit, prin ANAF. Bonurile și chitanțele mărunte, în schimb, rămân ale tale de strâns. Nu uita că regulile fiscale se schimbă, deci pentru ce trebuie păstrat și cât timp, ia ca sursă contabilul tău. Dacă vrei doar să citești un XML primit de la ANAF, fără să-l trimiți undeva, folosește vizualizatorul de XML e-Factura.

Verifică-te rapid

• Pot găsi în cinci minute bonul de acum două luni?
• Știu câte cheltuieli mici am avut luna trecută?
• Contabilul primește totul dintr-un singur loc?

Dacă răspunsul e „nu” la două dintre ele, circuitul merită aranjat.

Vezi pe pagina ERP secțiunea despre bonuri și chitanțe. Pentru facturi, citește e-Factura fără bătăi de cap.